Vous le savez : la stabilité financière de votre entreprise est essentielle à sa croissance et à sa pérennité.
Malgré des efforts conséquents déployés pour maintenir leur équilibre financier, les impayés représentent toujours un des risques majeurs pour les entreprises, et surtout les TPE et PME. Il s’agit donc d’un des leviers à activer pour garantir votre résilience financière.
Ces retards de paiement peuvent non seulement perturber votre flux de trésorerie, mais aussi compromettre sérieusement la santé financière de votre activité.
Dans cet article, nous vous proposons d’explorer les stratégies les plus efficaces pour assurer la sécurisation financière de votre entreprise. D’une gestion financière rigoureuse, à la gestion du recouvrement et la vérification de la solvabilité des clients, en passant par l’utilisation éventuelle de l’affacturage, nous examinons les meilleures pratiques en matière de stabilité financière de votre entreprise.
Alors que les médias nous informent du nombre croissant de défaillances d’entreprises en France, il est temps d’agir !
CHARLES LANNEL
Établir une gestion financière rigoureuse
Avant d’évoquer la gestion des impayés, la première chose à faire pour garantir votre sécurisation financière est de pratiquer votre gestion financière avec rigueur.
Mettre en place un budget précis et suivre vos dépenses
Nous vous conseillons tout d’abord d’élaborer un budget prévisionnel détaillé avec l’ensemble des recettes et des dépenses de votre activité. Il faut ensuite suivre vos dépenses et les comparer aux prévisions budgétaires. Grâce à cela, vous pourrez facilement identifier les écarts et mettre en place des actions correctives si nécessaire. Si vous dépensez trop, vous le verrez beaucoup plus facilement ! Votre expert-comptable ou votre service de comptabilité en interne pourront vous aider à choisir les bons outils, afin de mettre en place un tableau de bord dédié.
Diversifier vos sources de revenus et limiter vos dépendances
Deuxième point important : ne pas vous mettre en situation de dépendance à une seule source de revenus.
Par exemple, si votre entreprise ne peut pas survivre lorsqu’un seul client décide d’arrêter de travailler avec vous, c’est que le niveau de risque est élevé !
Pour contrer ce risque, développez de nouvelles activités et trouvez de nouveaux clients, pour diversifier vos sources de revenus !
Pour éviter de vous retrouver en situation de risque, nous recommandons de suivre votre ratio des plus gros clients.
Il est calculé en divisant le chiffre d’affaires généré par les X (3 à 10, par exemple) plus gros clients par le chiffre d’affaires total de votre société. Un ratio élevé indique une forte concentration du chiffre d’affaires et donc une dépendance vis-à-vis d’un nombre restreint de clients.
Par exemple : si les 10 plus gros clients de votre entreprise représentent 80% de votre chiffre d’affaires total, cela signifie que vous êtes très dépendants de ces clients et êtes en zone de danger !
Maintenir une trésorerie saine et optimiser votre BFR
Pour une bonne santé financière de votre société, l’objectif est d’encaisser rapidement les créances de vos clients pour disposer de liquidités.
Vous devez aussi gérer efficacement vos stocks pour réduire le besoin en fonds de roulement (BFR).
Une autre pratique utile, côté achats, est de négocier des délais de paiement plus avantageux auprès de vos fournisseurs. Certains d’entre eux accepteront de vous octroyer 1 à 2 semaines de plus, ce qui peut raccourcir (voire supprimer) la durée entre l’encaissement côté client et le décaissement côté prestataires !
Enfin, vous pouvez mettre en place des solutions de financement à court terme, si nécessaire, pour faire face à des besoins ponctuels de trésorerie.
Bon à savoir : les taux d’intérêt ont fortement augmenté depuis la crise ukrainienne, il faut donc être attentif au coût de ce type de financement.
Négocier les délais de paiement avec vos clients
Il est aussi possible de proposer des rabais pour paiement comptant aux clients afin d’accélérer le recouvrement des créances.
Vous pouvez aussi mettre en place des conditions de paiement claires et des procédures de recouvrement efficaces, de manière à ce que votre clientèle comprenne bien ce qui est attendu d’elle !
Pratiquer le recouvrement de manière régulière
Après avoir évoqué ces aspects de gestion financière, parlons maintenant des impayés !
Un des premiers remparts contre les impayés est un processus de recouvrement régulier et bien défini.
Trop souvent, les retards de paiement sont tolérés, ce qui peut entraîner des habitudes de paiement laxistes chez vos clients. Il faut “éduquer” vos clients aux pratiques attendues par votre entreprise !
Pour éviter cette situation, il est aussi essentiel d’établir un processus de recouvrement rigoureux.
Le recouvrement implique de surveiller de près les échéances de paiement et d’émettre des rappels dès que celles-ci sont dépassées. Vous pouvez les réaliser par e-mail, via un appel téléphonique ou par lettre postale. L’objectif est de signaler rapidement les retards de paiement et de rappeler aux clients leurs obligations financières. Vous pouvez le faire de manière bienveillante, mais ferme.
De plus, un suivi régulier des paiements en retard est essentiel. Cela peut impliquer la mise en place d’un système de gestion des créances permettant de suivre efficacement les paiements en attente et de prendre des mesures immédiates en cas de non-paiement.
Dans le cadre de la gestion des recouvrements de créances, l’utilisation d’outils numériques augmente l’efficacité de vos processus. Voici comment vous pouvez tirer parti des outils informatiques habituels pour optimiser le suivi des recouvrements :
- CRM : ces outils de gestion de la relation client vous permettent de suivre et de gérer les interactions avec vos clients, y compris les rappels de paiement et les activités de relance. Utilisez les fonctionnalités de rappel et de suivi intégrées pour planifier et automatiser les actions de recouvrement.
- Tableurs (Excel ou Google Sheets) : vous pouvez aussi faire appel à un “simple” tableur pour y créer des tableaux de bord de suivi des recouvrements, enregistrer les paiements reçus et suivre les paiements en retard. Utilisez des formules pour calculer les montants dus et les retards de paiement, et créez des graphiques pour visualiser les tendances et les performances de vos processus de recouvrement.
- Logiciels de facturation : ils incluent souvent des fonctionnalités de suivi des paiements et d’envoi automatique de rappels de paiement aux clients en retard. Configurez des notifications automatiques pour vous alerter des paiements en retard et pour envoyer des rappels personnalisés aux clients concernés.
Adopter un processus de relances commerciales structuré
Un recouvrement régulier est important, mais votre processus de relance joue également un rôle important dans la gestion de vos impayés.
Il faut structurer vos relances des clients en cas de retard de paiement. Ce processus doit être clairement défini et suivi de manière systématique.
Le processus de relance peut comprendre plusieurs étapes, allant des rappels amicaux initiaux aux lettres de relance formelles. Les rappels amicaux peuvent consister en des appels téléphoniques ou des e-mails rappelant au client les échéances de paiement et les conséquences des retards.
Et si les rappels amicaux ne suffisent pas à obtenir le paiement, des lettres de relance formelles peuvent s’avérer nécessaires. Ces lettres doivent être professionnelles et claires quant aux conséquences du non-paiement, tout en laissant une porte ouverte à la résolution amiable du litige. Le but n’est pas d’antagoniser votre client, au contraire, mais bien d’obtenir ce qui vous est dû.
Notre conseil : il est utile de faire appel à un cabinet d’avocats pour les courriers de relance représentant des sommes importantes. Le simple fait de faire appel à un avocat est souvent suffisant pour inciter votre client à réaliser le règlement de vos créances ! Il s’agit toutefois d’une décision qui peut mener à la fin des relations commerciales avec ce client. A utiliser avec précaution donc !
Faire appel à l’affacturage
Dans certains cas, malgré tous vos efforts de recouvrement, les impayés persistent. Si c’est le cas auquel vous faites face, l’affacturage peut être une solution intéressante pour obtenir de l’argent de manière rapide, tout en minimisant le risque d’impayés.
L’affacturage, également appelé escompte de créances, consiste à céder vos créances clients à un tiers (l’affactureur), moyennant une commission. En échange, vous recevez un paiement anticipé sur vos créances, et disposez donc rapidement de liquidités pour poursuivre vos activités.
Mais avant de recourir à l’affacturage, vous devez peser le pour et le contre (l’impact sur vos relations avec vos clients et le coût de la prestation) de cette solution, ainsi que de négocier des conditions favorables avec l’affactureur.
Il faut considérer l’affacturage comme une option temporaire pour pallier les impayés, mais l’essentiel reste de mettre en place des mesures préventives pour réduire le risque d’impayés à l’avenir.
Vérifier la solvabilité de vos clients
Une autre bonne pratique pour éviter les impayés dès le départ est de vérifier systématiquement la solvabilité des clients potentiels avant de commencer à travailler avec eux.
Via cette démarche, vous évaluez le “risque de crédit” associé à chaque client. Concrètement, vous pouvez consulter les comptes de la société cliente sur infogreffe.fr, sur www.societe.com ou encore Score3.fr.
Ces sites vous permettent d’obtenir un indice (score de 1 à 100) de santé financière de toute entreprise disposant d’un numéro SIREN.
De manière plus précise, vous disposez de plusieurs méthodes pour vérifier la solvabilité d’un client.
En plus de l’utilisation de plateformes en ligne d’évaluation des performances, tel qu’évoqué à l’instant, vous pouvez aussi analyser ses états financiers et vérifier ses références commerciales (nombre et qualité des clients avec lesquels l’entreprise travaille).
En combinant ces différentes sources d’information, vous obtenez une image plus complète de la solvabilité de vos clients et pouvez ainsi prendre des décisions éclairées en matière de crédit accordé à ce client.
Éviter les transactions risquées
Dernière pratique importante pour réduire votre risque d’impayés : identifier et éviter les transactions avec des entreprises qui présentent un risque élevé de non-paiement.
Comment faire concrètement ?
Vous pouvez notamment exclure toutes les entreprises qui sont en situation de redressement ou de liquidation judiciaire. Elles présentent naturellement un risque accru de défaut de paiement.
Il est aussi recommandé de mener une “due diligence” approfondie sur le client potentiel afin de vous assurer de sa stabilité financière et de sa capacité à honorer ses engagements.
Vous pouvez mener l’enquête, en prenant contact avec d’autres prestataires ou fournisseurs, dont vous savez qu’ils travaillent pour cette entreprise. Il est aussi possible de consulter des retours d’expérience en ligne, incluant sur les réseaux sociaux professionnels, tels que LinkedIn.