Les problèmes de votre entreprise qui ne sont pas traités immédiatement risquent de se détériorer, jusqu’à devenir ingérables.
CHARLES LANNEL
En tant que manager ou dirigeant d’entreprise, il est primordial de vous armer des outils pour oser affronter tout ce qui se présente à vous : des petits soucis jusqu’aux crises graves.
Que ce soit un salarié qui cause des difficultés relationnelles dans votre équipe, un logiciel qui ne fonctionne pas comme il le devrait, ou encore un client qui ne vous paie pas en temps et en heure, les problèmes ne manquent pas. Cela fait partie de la vie de l’entrepreneur !
Fuir ces problèmes présente le risque de les voir empirer rapidement.
Dans cet article, nous allons tout d’abord évoquer les raisons qui doivent vous inciter à traiter les problèmes dès qu’ils se présentent. Ensuite, nous vous donnons les clés pour y arriver !
Pourquoi faut-il affronter les problèmes de votre entreprise rapidement ?
Voyons tout d’abord pourquoi il est primordial de faire face aux problèmes qui se présentent inévitablement dans votre activité professionnelle.
Empêcher la situation d’empirer et de se propager
La première bonne raison d’affronter un problème dès qu’il se présente est tactique et très simple. Il faut empêcher que le feu ne se propage, pour envahir toute la forêt. Le problème peut “pourrir”, selon l’expression courante, et il peut même se propager à d’autres personnes ou services. Un problème non traité peut aussi en causer d’autres, en cascade, jusqu’à devenir une crise globale.
Prenons un exemple concret. Un des salariés de votre équipe informatique est démotivé et perturbe au quotidien le travail de ses collègues. Ces derniers en souffrent et commencent à se démotiver à leur tour, jusqu’à ce que la productivité de l’équipe décline. Les autres services de votre entreprise sont à leur tour touchés : ils attendent des livrables de vos
informaticiens, qui tardent à arriver. In fine, ce sont les performances financières de votre entreprise qui peuvent souffrir.
Maintenir la productivité de votre entreprise
Nous l’avons vu : un salarié démotivé peut affecter votre productivité. Mais de nombreux autres problèmes ont cet effet :
- logiciel ou matériel obsolète ou défectueux ;
- manque de ressources humaines pour accomplir les missions ;
- retards de livraison ;
- etc.
Il est important de suivre la productivité de votre activité, et d’identifier dès que possible les facteurs qui la limitent ou qui empêchent sa progression.
Préserver la satisfaction de vos clients
Un problème interne peut rejaillir en externe :
- Un commercial qui n’est pas équipé des bons outils ne sera pas aussi performant.
- Un logiciel de prise de commandes qui est buggué aura pour effet de mécontenter votre clientèle.
- Un transporteur partenaire qui n’est pas payé à l’heure peut décider d’arrêter ses livraisons, pénalisant ainsi vos clients.
La préservation de la satisfaction client est donc un des co-bénéfices du traitement rapide des problèmes en interne.
Garantir la motivation et l’implication de votre équipe
Plusieurs des exemples précédents évoquent la motivation de vos salariés.
Si vous avez des problèmes sans leur apporter de solution appropriée et rapide, votre équipe peut se sentir démotivée, démunie et sans soutien de la part de son management.
Il est vital de proposer à vos collaborateurs une ambiance de travail détendue, soutenante et même inspirante !
Le bien-être en entreprise est devenu depuis quelques années un facteur clé de succès des entreprises. Cette tendance a été renforcée par la crise du Covid-19 qui a bouleversé le regard des salariés sur leur entreprise et sur le travail en général.
Réaliser des économies financières
Tout entrepreneur a intérêt à surveiller de près ses métriques financières et comptables. Quel est le CA ce mois-ci ? Est-ce que notre marge brute se maintient ?
De nombreux problèmes peuvent affecter vos performances financières et mettre en péril votre entreprise, que ce soit directement ou indirectement.
Faire de votre entreprise une entité adaptable et flexible
Ce dernier avantage à agir rapidement face aux problèmes renforce les fondamentaux de votre entreprise : adaptabilité et flexibilité. Résoudre les problèmes rapidement enseigne à vos équipes la méthodologie pour affronter tout problème, quel qu’il soit.
Votre entreprise apprend à gérer ses problèmes, et ce faisant, elle apprend à apprendre.
Vos salariés et managers développent des compétences relationnelles, communicationnelles et de gestion de crise.
Traiter un petit problème, rapidement et efficacement, constitue une forme d’auto-formation pour traiter une crise importante, lorsqu’elle se présentera.
Les 9 outils pour se confronter aux problèmes !
Nous parcourons dans cette partie les outils clés pour affronter les problèmes avec efficacité et rapidité !
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Outil n°1 : comprendre notre propension à l’évitement
Le premier pas pour surmonter notre propension naturelle à esquiver les problèmes ? Tout simplement comprendre les motifs profonds qui nous incitent à adopter ce comportement. La crainte de l’échec ou encore le désir de maintenir une image parfaite auprès de nos salariés peuvent constituer des explications de notre réticence à affronter les problèmes. Si vous parvenez à identifier et à prendre conscience de ces raisons (qui sont souvent personnelles à chaque entrepreneur), vous faites un premier pas décisif pour les lever. Comprendre les raisons de sa propension à fuir, c’est la meilleure façon de les déconstruire de manière méthodique. Par exemple, si la peur de l’échec est la raison qui vous pousse à esquiver les problèmes, le remède peut être de reconnaître que l’échec est inhérent au processus d’apprentissage et de développement.
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Outil n°2 : prendre soin de soi
Un manager ou un dirigeant d’entreprise serein, bien dans sa peau et plein d’énergie peut faire face aux problèmes bien plus efficacement. Nous vous conseillons de parcourir nos articles dédiés à ces thématiques, qui peuvent vous aider :
- Gérer son stress en tant que dirigeant,
- Prendre soin de soi pour mieux diriger son entreprise.
Quelques instants de méditation de pleine conscience, tous les jours, peuvent faire des merveilles pour vous apporter la clarté d’esprit et la gestion du stress nécessaires. Le yoga, le sport, une alimentation équilibrée, et de nombreuses autres solutions sont à votre portée pour devenir un leader inspirant et capable de gérer toutes les situations.
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Outil n°3 : permettre aux problèmes de s’exprimer
En amont de la résolution des problèmes, encore faut-il que ces derniers soient connus et exprimés.
Si vous n’êtes pas au courant de l’existence d’un problème, impossible de le traiter.
Pour que vos équipes osent à leur tour vous faire part des problèmes qui assaillent votre entreprise, une première astuce simple est que vos intentions doivent être claires.
Vous pouvez aussi faire preuve de reconnaissance envers vos salariés qui vous aident à découvrir et à affronter les problèmes. Cette façon de faire encourage votre équipe à s’exprimer, de manière sereine.
Et l’intelligence émotionnelle est aussi utile à développer, que ce soit pour les managers ou les salariés de votre équipe.
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Outil n°4 : développer votre courage managérial
Il arrive que des crises graves apparaissent. Celles-ci ne sont pas comparables aux “petits problèmes” du quotidien : l’imprimante qui est cassée, le salarié qui est de mauvaise humeur ou encore la facture d’un client qui n’est pas payée.
Au contraire, il peut s’agir de problèmes graves, tels que :
- le départ d’un client majeur ;
- la démission d’un de vos managers clés ;
- la panne d’un matériel ou d’un logiciel important ;
- une attaque en justice de la part d’un concurrent ;
- etc.
Il faut une bonne dose de courage et d’abnégation pour y faire face !
La bonne nouvelle est que des solutions existent pour développer votre courage managérial.
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Outil n°5 : travailler en équipe pour vaincre les problèmes
Une autre façon de venir à bout des obstacles auxquels fait face votre entreprise est de travailler en équipe et de savoir déléguer efficacement.
Pour cela, la première étape est de bien s’entourer.
Vous devez embaucher des salariés et managers performants, choisir avec soin vos partenaires externes (comptable, banquier, etc.), ainsi que sélectionner du mieux possible vos fournisseurs.
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Outil n°6 : analyser les problèmes du passé
Un autre conseil est de ne pas se contenter de traiter les symptômes, mais de chercher à comprendre les causes profondes des problèmes. Si vous réussissez à comprendre comment un problème est apparu, vos chances de l’éviter à l’avenir sont bien plus importantes. Vous pouvez utiliser des outils d’analyse tels que les diagrammes d’Ishikawa (ou diagrammes en arête de poisson) pour identifier les causes racines.
Les diagrammes d’Ishikawa
Également appelés diagrammes en arête de poisson, ce sont des outils visuels puissants utilisés dans la gestion de la qualité. Conçus par Kaoru Ishikawa, ces diagrammes aident à identifier les causes racines des problèmes. En plaçant le problème au centre et en ajoutant des « arêtes » représentant divers facteurs contributifs, le diagramme visualise les relations complexes. Les catégories courantes incluent les personnes, les processus, les équipements, les matériaux, et l’environnement. Ce type de graphique favorise la compréhension collective des problèmes, facilitant ainsi la résolution efficace. Les entreprises les utilisent largement pour analyser, comprendre et éliminer les obstacles à la qualité et à la performance.
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Outil n°7 : travailler en équipe pour vaincre les problèmes
Dans votre équipe, les différentes perspectives et compétences individuelles se complètent, stimulant la créativité et l’innovation face aux problèmes.
Cette qualité de la collaboration renforce votre résilience face à l’adversité, car vos salariés partagent un même fardeau et trouvent des solutions plus robustes. Ils sont directement impliqués dans la résolution et sont motivés à agir.
Par ailleurs, la diversité des expériences de chacun accélère la résolution des problèmes, en offrant des approches plus riches et plus variées.
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Outil n°8 : mettre en place une culture de la responsabilité
Il arrive que des crises graves apparaissent. Celles-ci ne sont pas comparables aux “petits problèmes” du quotidien : l’imprimante qui est cassée, le salarié qui est de mauvaise humeur ou encore la facture d’un client qui n’est pas payée. Au contraire, il peut s’agir de problèmes graves, tels que le départ d’un client majeur ; la démission d’un de vos managers clés ; la panne d’un matériel ou d’un logiciel important ; une attaque en justice de la part d’un concurrent ; etc.Il faut une bonne dose de courage et d’abnégation pour y faire face ! La bonne nouvelle est que des solutions existent pour développer votre courage managérial.
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Outil n°9 : former vos équipes, dans une logique d’apprentissage continu
Pour résoudre efficacement un problème, il faut des compétences, des connaissances et du savoir-être.
Plus votre équipe est formée, plus il est probable qu’elle trouve des solutions aux problèmes.
Vous pouvez favoriser votre résilience en identifiant les compétences clés que doivent détenir, individuellement et collectivement, votre équipe, afin de faire face.
Mettez ensuite en place un plan de formation annuel, afin de planifier et de prioriser les actions à mener.
En conclusion
Affronter les problèmes en entreprise est essentiel pour assurer la croissance et la résilience de votre activité professionnelle. Des outils comme les diagrammes d’Ishikawa et des méthodes collaboratives renforcent la capacité à surmonter les défis. Adopter une culture de responsabilité favorise une entreprise adaptable et prête à évoluer.